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¿En qué consiste el tablero Kanban y cómo se utiliza?
Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos Agile diseñada para ayudar a visualizar el trabajo, delimitar las tareas en curso y maximizar la eficiencia coordinando el flujo de la actividad del grupo.
Los tableros Kanban usan tarjetas, columnas con información relevante y aplican una mejora continua para ayudar a los equipos de tecnología y servicios a comprometerse con la cantidad correcta de trabajo y hacerlo en el plazo y forma establecidos. Vamos a ver aquí en qué consiste el tablero Kanban y su metodología.
Tablero Kanban: historia de su metodología
La palabra “Kanban” proviene del término japonés 看板 que designa una señal visual y se ajusta muy bien a lo que esta metodología hace, ya que un tablero Kanban ayuda a que el trabajo de cada miembro de un equipo sea visible para que pueda mostrárselo a otros y así mantener a todos, con un sencillo vistazo, de modo coordinado en el ritmo de tareas adecuado.Kanban comenzó como un método de programación visual, parte del sistema de producción de Toyota en los años cuarenta. Unas décadas más tarde (2007), David Anderson desarrolló aún más la idea del método Kanban e introdujo el tablero Kanban. De hecho, Darren Davis (colega de Anderson) fue quien sugirió que el flujo de trabajo debería visualizarse en una pizarra. Así nació el tablero Kanban, tal y como lo conocemos hoy en día, para convertirse en una de las herramientas de gestión de proyectos más útiles para el trabajo del conocimiento. Hoy en día, su uso por parte de los equipos Agile está tan extendido que a menudo se puede escuchar a las personas referirse a los tableros Kanban como tableros de tareas Agile.
¿Cómo hacer un tablero Kanban?
Los tableros Kanban visualizan cada paso del proceso a medida que se avanza en el flujo de trabajo. El objetivo final es identificar, y evitar, cualquier cuello de botella potencial para mantener el proyecto en marcha.Los principios del tablero
Veamos cómo realizar un tablero Kanban en pocos pasos:Columnas
Los tableros Kanban tradicionalmente tienen tres columnas de tareas: pendientes, en curso y terminadas. Se puede usar esta configuración o crear diferentes nombres de columna que representen mejor cada proyecto. Se pueden agregar columnas adicionales según sea necesario y podrían incluirse objetivos como desarrollo o pruebas.Tarjetas
Las tarjetas componen todas las tareas requeridas para completar un proyecto. Cada tarjeta debe contener una descripción de la tarea y la fecha de vencimiento. Las tarjetas están diseñadas para promover un flujo de trabajo equilibrado, por lo que agregar detalles a cada paso es un componente importante.
Aplicar tarjetas a las columnas
Cada tarea de la tarjeta debe asignarse a un miembro del equipo, junto con cualquier documento o información de respaldo. Luego deben aplicarse a la primera columna, ya sea que se llame “Tareas” u otro título.Mover tarjetas a través del flujo de trabajo
Para mantener un flujo de trabajo de proyecto fluido, las tarjetas deben moverse a sus columnas correspondientes a medida que se completan las tareas. Esto permite que cada miembro del equipo vea exactamente dónde se encuentra cada paso en el proceso, así como también estar atento a posibles retrasos o cuellos de botella.¿Cómo implantar el tablero Kanban?
- Visualizar el flujo de trabajo. Hay que utilizar las diferentes partes del tablero para mostrar el trabajo de una manera fácil de entender.
- Limitar el trabajo en curso. La creación de tarjetas para tareas permitirá ver físicamente cuánto trabajo está realizando y asegurarse de no agregar demasiado a la vez.
- Administrar flujos de trabajo. Es importante asignar tareas a miembros específicos del equipo en función de su disponibilidad y experiencia.
- Implementar políticas explícitas. Establecer pautas claras sobre cómo se debe completar el trabajo, de modo que todos los miembros del equipo tengan una comprensión clara de cómo procede el trabajo de un paso al siguiente.
- Dejar espacio para la retroalimentación. Siempre existe la posibilidad de que alguien identifique una falla o proponga una solución que otro miembro del equipo no haya tenido en cuenta. Proporcionar tiempo para compartir conocimientos y sesiones de retroalimentación facilita esta tarea.
- Buscar siempre la mejora. Los miembros del equipo pueden identificar redundancias en el proceso o tener ideas sobre cómo mejorar. Es buena idea escucharlos y hacer ajustes para que las cosas se muevan sin problemas.
Diferencias con el Scrum
Al elegir entre Kanban o Scrum, no siempre es necesario hacer una distinción individual porque Kanban y Scrum pueden ir de la mano. Kanban funciona bien cuando se usa junto con Scrum o cualquier otro método de Agile. Básicamente, Kanban se puede aplicar para visualizar y mejorar el flujo de trabajo, independientemente de la metodología que se utilice para realizar el trabajo.Como vimos en un artículo anterior, Scrum es un método de trabajo iterativo que va proporcionando, de un modo forma prescriptivo, la formas en que se completa el trabajo. Los equipos Scrum tienen procesos, roles, y procedimientos definidos.
Kanban se puede personalizar para adaptarse a los procesos y sistemas de trabajo que un equipo ya tiene implementados. Una vez que se ha adoptado o desarrollado un método de trabajo basado en principios Agile, el equipo puede comenzar a usar los tableros Kanban para ayudar a administrar proyectos, flujos de trabajo y procesos de la manera que funcione mejor para todos.
